CanalWeb Cómo llevar el inventario de tu tienda online
Vender algo que ya no tienes es la forma más rápida de perder a un cliente que ya había pagado.
En este artículo
En resumen
- Lleva un solo registro por producto y por variante: talla, color o presentación cuentan por separado.
- Cuenta lo que tienes de verdad cada cierto tiempo y compáralo con lo que dice tu registro.
- Define un punto de reposición para cada producto, para pedir antes de quedarte en cero.
El inventario parece un tema de bodegas grandes. En una tienda pequeña se vuelve urgente el día que un cliente paga con Yappy por algo que vendiste en persona el martes y no anotaste: toca escribirle, disculparte y devolverle el dinero. Le pasa a casi todo el que empieza a vender en línea.
Un solo registro
El primer paso es tener un solo lugar donde vive la cantidad de cada producto. Si la cantidad vive a la vez en una libreta, en una hoja de cálculo y en tu memoria, tarde o temprano no coinciden.
Para cada producto, anota:
- Nombre y variante: talla, color, tamaño o presentación, cada una por separado.
- Cantidad disponible.
- Costo: lo que te costó a ti, para saber cuánto dinero tienes guardado en mercancía.
- Proveedor y cuánto tarda en entregarte.
- Punto de reposición, que vemos más abajo.
Si tu tienda online lleva el inventario, ese es tu registro. Todo lo demás se ajusta ahí.
Que cada venta descuente
El inventario se descuadra por las ventas que no se registran: la que hiciste por WhatsApp, la que entregaste a una amiga, la muestra que regalaste, el producto dañado que botaste.
Todo lo que sale se anota en el momento, sin dejarlo para el final del día o el fin de semana.
Y lo que entra también: cuando llega mercancía, súmala antes de ponerla en el estante.
Cuenta lo que tienes
Por bien que anotes, el registro y la realidad se separan con el tiempo. Por eso hay que contar.
Cada semana, tus productos más vendidos, que son los que más se descuadran. Cada mes, todo lo demás. Y antes de una temporada fuerte, como Black Friday o Navidad, todo sin excepción.
Cuando el conteo no coincide con el registro, corrige el registro y anota la diferencia. Si la misma diferencia aparece cada mes, hay una venta que no estás registrando.
Cuándo pedir más
El punto de reposición evita quedarte en cero justo cuando el producto se está vendiendo.
Punto de reposición = ventas por día × días que tarda tu proveedor + colchón2 por día × 7 días + 4 = 18 unidadesEn el ejemplo, cuando te queden 18 unidades, haces el pedido. Mientras llega, sigues vendiendo con lo que tienes y el colchón cubre algún día bueno.
Qué hacer con lo que no se mueve
Revisa cada tres meses qué productos casi no se venden. Ese inventario es dinero detenido. Tienes varias opciones:
- Moverlo con una oferta o un cupón que aplique solo a esos productos.
- Armar un combo con un producto que sí se vende.
- Mejorar la foto y la descripción: a veces el producto no se vende porque no se entiende.
- No volverlo a pedir: la decisión más simple, y la que más se olvida.
En CanalWeb el inventario es automático: cada venta en tu tienda descuenta la cantidad del producto, para que no vendas lo que ya no tienes.
Si también vendes en persona
Cuando vendes en un local, en ferias o por WhatsApp además de la tienda online, el reto es que todas esas ventas descuenten del mismo inventario. Lo explicamos en cómo vender en tu local y en la web con el mismo inventario.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo contar el inventario?
Depende de cuánto vendes. Muchos negocios pequeños cuentan sus productos más vendidos cada semana y el resto una vez al mes. Lo importante es hacerlo siempre en la misma fecha.
¿Qué es el punto de reposición?
Es la cantidad a la que, cuando llegas, tienes que pedir más. Se calcula con lo que vendes por día y lo que tarda tu proveedor en entregarte, más un pequeño colchón.
¿Tengo que llevar inventario por talla y color?
Sí. Para el cliente, una camisa talla M azul y una talla L negra son productos distintos. Si solo cuentas «camisas», vas a vender tallas que no tienes.